Chứng thực chữ ký là gì?

Trong cuộc sống, ký tên đã trở thành một phần quan trọng của quy trình giao dịch và thể hiện sự cam kết. Tuy nhiên, để đảm bảo tính xác thực và hiệu lực của các chữ ký này, việc chứng thực chữ ký đóng vai trò quan trọng. Vậy chứng thực chữ ký là gì? Hãy cùng Á Châu tìm hiểu ngay dưới bài viết này

Chứng thực chữ ký là gì?

Chứng thực chữ ký là một hoạt động pháp lý do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện. Mục đích là xác nhận rằng chữ ký trên giấy tờ, văn bản là do người yêu cầu chứng thực tự ký, không phải do người khác giả mạo hay sửa đổi.

Chữ ký được chứng thực có giá trị pháp lý và có thể được sử dụng để chứng minh quyền và nghĩa vụ của người ký trong các giao dịch, hợp đồng, vụ kiện hay các trường hợp khác.

Văn bản nào buộc phải chứng thực chữ ký

Việc chứng thực chữ ký là nhu cầu quan trọng của người dân trong các giao dịch dân sự. Đặc biệt là khi liên quan các văn bản như di chúc, đơn xác nhận, giấy lĩnh tiền, văn bản thỏa thuận. Pháp luật về chứng thực không quy định cụ thể giấy tờ bắt buộc và không bắt buộc phải chứng thực chữ ký. Tuy nhiên, thực tế có một số loại giấy tờ cần chứng thực chữ ký. Bao gồm các văn bản liên quan đến tài sản có giá trị, thừa kế tài sản, sơ yếu lý lịch và bản dịch phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Thẩm quyền chứng thực chữ ký

Theo Quy định cụ thể tại Nghị định 23 năm 2015, để chứng thực chữ ký, người yêu cầu phải đến một trong những cơ quan sau đây.

Phòng Tư pháp ở cấp huyện

Cơ quan thuộc tỉnh, có nhiệm vụ quản lý và hướng dẫn hoạt động chứng thực trên địa bàn.

Uỷ ban nhân dân ở cấp xã

Cơ quan đại diện cho nhà nước ở địa phương. Có nhiệm vụ chứng thực cho người dân trên địa bàn. Người chứng thực là Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân ở cấp xã.

Cơ quan ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài

Đây là cơ quan đại diện cho Việt Nam trong các quan hệ quốc tế. Có nhiệm vụ chứng thực cho công dân Việt Nam hoặc người nước ngoài liên quan đến Việt Nam. Người chứng thực là viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự.

Tổ chức hành nghề công chứng

Đây là tổ chức do các công chứng viên thành lập và hoạt động theo luật định. Người chứng thực là công chứng viên, chứng thực cho người có yêu cầu

Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký là gì?

Người yêu cầu chứng thực có những nhiệm vụ cần thực hiện khi đến cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền để yêu cầu chứng thực.

• Người yêu cầu cần mang theo bản chính hoặc văn bản cần chứng thực để so sánh và đối chiếu. Họ phải đảm bảo tính xác thực của bản chính sử dụng cho việc chứng thực bản sao.
• Cần cung cấp các giấy tờ tùy thân hoặc thông tin xác minh danh tính.
• Theo quy định, người yêu cầu phải thanh toán các khoản phí, lệ phí liên quan đến chứng thực.
• Người yêu cầu không được yêu cầu chứng thực những giấy tờ, văn bản bị cấm theo luật.
• Ngoài ra, người yêu cầu chứng thực cần tuân theo các quy định khác của pháp luật liên quan đến việc chứng thực, tùy thuộc vào loại giấy tờ, văn bản cụ thể và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện chứng thực.

Tiến hành chứng thực như thế nào?

4 Bước cơ bản của thủ tục chứng thực chữ ký là gì?

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Trước khi thực hiện chứng thực chữ ký, người yêu cầu cần chuẩn bị hồ sơ phù hợp. Hồ sơ sẽ khác nhau tùy theo tình huống nhưng thường bao gồm: Giấy tờ tùy thân và các văn bản cần chứng thực.

Nếu có văn bản bằng ngôn ngữ nước ngoài, cần đính kèm bản dịch tiếng Việt. Người yêu cầu phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản dịch.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Người yêu cầu nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Nếu có trường hợp người yêu cầu không thể đến, như người già, tạm giam, hoặc lý do khác, họ có thể ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ thay mình.

Bước 3: Xử lý hồ sơ

Cơ quan hoặc người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ và người yêu cầu có khả năng hành vi dân sự, họ sẽ thực hiện chứng thực như sau:

Ghi lời chứng thực: Ghi lời chứng thực chính xác theo mẫu quy định.

Chữ ký và đóng dấu: Người thực hiện chứng thực sẽ ký tên, đóng dấu và ghi vào sổ chứng thực. Đối với văn bản có từ 2 tờ trở lên, sẽ có đóng dấu giáp lai.

Bước 4: Hoàn tất và trả kết quả

Thời gian xử lý yêu cầu trong ngày nếu nộp hồ sơ trước 15h. Hoặc vào ngày làm việc tiếp theo nếu sau 15h. Nếu trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo, người tiếp nhận hồ sơ sẽ cung cấp phiếu hẹn để xác định thời gian trả kết quả cho người yêu cầu.

Các trường hợp không được chứng thực chữ ký

Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đây là các trường hợp không thể chứng thực chữ ký:

• Người không nhận thức và làm chủ hành vi của mình. Tức là người không có khả năng nhận biết và kiểm soát hành vi vào thời điểm chứng thực.
• Giấy tờ tùy thân không còn giá trị hoặc giả mạo.
• Các giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu ký vào có nội dung vi phạm pháp luật, đạo đức xã hội. Như tuyên truyền chiến tranh, xuyên tạc lịch sử dân tộc, xúc phạm danh dự cá nhân hoặc tổ chức.
• Giấy tờ liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà không tuân thủ quy định của pháp luật. Trừ khi giấy tờ là Giấy ủy quyền mà không có thù lao và không có nghĩa vụ bồi thường. Không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc không vi phạm quy định khác của pháp luật.
• Các trường hợp trên được quy định nhằm đảm bảo tính hợp pháp, đạo đức . Tránh việc sử dụng chữ ký để thực hiện những việc vi phạm pháp luật hoặc gây hại cho xã hội.

Áp dụng chứng thực chữ ký trong trường hợp đặc biệt

Có những trường hợp đặc biệt mà người yêu cầu không ký được hoặc không thể ký, điểm chỉ được. Đây là những trường hợp cần tuân thủ các quy định về chứng thực. Cụ thể, các trường hợp đặc biệt này bao gồm:

Chứng thực cho người mất khả năng nhận thức hoặc hành vi

Người đại diện theo pháp luật ký và xin chứng thực thay, xuất trình giấy tờ chứng minh quyền đại diện và nguyên nhân mất khả năng của người yêu cầu.

Chứng thực cho người không biết viết

Người khác ký thay và người yêu cầu có mặt khi ký và xin chứng thực. Xuất trình giấy tờ tùy thân và ghi rõ thông tin cá nhân và quan hệ với người yêu cầu.

Chứng thực cho người không có giấy tờ tùy thân

Người bảo lãnh xuất trình giấy tờ tùy thân của mình để xác minh danh tính và xin chứng thực cho người yêu cầu. Ghi rõ thông tin cá nhân, địa chỉ và quan hệ với người yêu cầu. Và không được có lợi ích liên quan đến việc xin chứng thực.

Chứng thực cho người ở nước ngoài

Người yêu cầu đến cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam ở nước đó để xin chứng thực. Xuất trình giấy tờ tùy thân và các văn bản cần chứng thực theo quy định của pháp luật.

Các trường hợp đặc biệt này được thiết lập để đảm bảo việc chứng thực chữ ký có tính minh bạch, hợp pháp và không gây xao lẫn trong các tình huống đặc biệt.

Tổng kết

Chứng thực chữ ký không chỉ đơn thuần là việc xác minh một dấu tay dưới văn bản. Đây còn là sự đảm bảo cho tính hợp pháp và uy tín của các giao dịch. Khi yêu cầu chứng thực chữ ký, người yêu cầu cần tuân theo các quy định và thủ tục của pháp luật để tránh việc gặp khó khăn hoặc rủi ro trong quá trình chứng thực.

Nếu cần chứng thực nhanh chóng, hãy đến với Á Châu – công ty dịch thuật và phiên dịch chuyên nghiệp.

Á Châu cung cấp các dịch vụ dịch thuật chuyên ngành, dịch thuật công chứng và chứng thực cho hơn 50 ngôn ngữ khác nhau. Á Châu có đội ngũ biên dịch viên giàu kinh nghiệm, giỏi ngôn ngữ. Bảo đảm rằng thông điệp được truyền đạt một cách chính xác và hiệu quả. Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng cao, bảo mật thông tin và tiết kiệm thời gian cho khách hàng.

Á Châu là sự lựa chọn tin cậy cho bất kỳ tổ chức hoặc cá nhân nào có nhu cầu dịch thuật các ngôn ngữ khác nhau